Externalizar la documentación técnica de producto: ¿Cuándo y por qué?

En este artículo pretendo introducir las razones por las cuales debemos considerar externalizar la documentación técnica de producto. Los que trabajamos en el sector tecnológico o en sectores de productos complejos, sabemos el reto que representa para nosotros mantener una documentación técnica de producto actualizada. A veces, incluso tener una. No hablo de documentación técnica para el equipo de desarrollo de producto o soporte, hablo de documentación técnica de producto abierta y de utilidad para los clientes.

¿Cuándo plantearnos externalizar la documentación técnica de producto?

Podemos encontrarnos ante diversos retos con respecto a la documentación técnica para clientes:

  • Nuestros ingenieros, desarrolladores, etc., nunca parecen tener tiempo suficiente para documentar.
  • La documentación que preparan es demasiado técnica y poco digerible por nuestros clientes.
  • No conseguimos hacer de la documentación técnica de producto un arma de venta, marketing y posicionamiento web y de producto (Ver artículos sobre Estrategia Digital de Marketing y Ventas).
  • Existe documentación, pero el producto cambia tan rápido que mantenerla actualizada es un verdadero problema.
  • No tenemos presupuesto para contratar un trabajador especializado y dedicado a la documentación técnica de producto.

Estar en alguna de estas situaciones nos dará pistas sobre cuando debemos pensar en externalizar la documentación de producto.

¿Por qué preocuparnos por la documentación técnica de producto?

Pero, volvamos un poco al principio. ¿Por qué preocuparnos por tener documentación técnica de producto de calidad y actualizada?

La respuesta no tiene ambages:

Porque nos ahorra tiempo en soporte y nos genera ventas.

  1. Tiempo en soporte: Si los usuarios de nuestro producto pueden “autoservirse”, van a preferir solucionar sus problemas por sí mismos antes que llamarnos. Nosotros nos vamos a ahorrar horas-hombre resolviendo incidencias, al tiempo que damos una imagen de producto sólida.
  2. Genera ventas: La documentación técnica de producto nos ayuda a posicionarnos vía web (recomendamos firmemente tenerla abierta), ayuda a decidirse a leads que están en estado de Evaluation (Evaluación) en el ciclo de venta, ayuda a promocionar las características y funcionalidades del producto, permite que una vez que los leads lleguen a ventas estén mucho más cualificados porque no han necesitado de un comercial para resolver muchas de sus dudas sobre producto, etc. Además, mantener documentación técnica de producto es una de las tácticas más importantes y menos usadas en el Marketing de Contenidos (o Content Marketing).

Ya sabemos pues porque es importante tener documentación técnica y a qué retos nos enfrentamos para tenerla. Si estamos en alguna de las situaciones arriba descritas, quizás sea tiempo de plantearnos si debemos externalizar la documentación de producto. La ganancia de externalizar la documentación de producto ya la sabemos también: menos soporte y más ventas.

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