Ya hemos visto en nuestro anterior post una breve introducción a Scrum. Ahora vamos a comenzar a desgranar los elementos básicos para implementar Scrum Sales:
- Panel de Scrum
- Dailys, planificación y retrospectivas.
- Gráficas de Burn Down
PANEL SCRUM
Vamos a empezar por definir los paneles de Scrum que son una parte innegociable del modelo. Lo primero que tenéis que hacer para montar Scrum es montaros un panel de Scrum 🙂
A continuación, voy a citar trozos de nuestro libro Estrategia Digital de Marketing & Ventas para Startups: Kit de Supervivencia de Lanzamiento de Producto.
Para hacer seguimiento a las oportunidades abiertas que tienen los equipos comerciales, la primera herramienta que os brinda Scrum son los paneles o tablones Scrum.
Los equipos comerciales deben tener ubicados de forma física sus puestos de trabajo frente al tablón o panel Scrum.
El tablón no es más que un papel pegado en la pared sobre el que dibujaréis líneas que servirán de límites entre los distintos estados por los que atraviesa una oportunidad. Dentro de esas áreas que habréis dibujado y que representan un estado, se ubicarán las oportunidades y leads con los que estéis trabajando. Para representar estos leads u oportunidades, se usan Post-its escritos con el nombre del posible cliente. Además, el Post-it contiene las iniciales del miembro del equipo al que se le ha asignado la oportunidad y cualquier otro dato relevante (llamar esta semana o el cliente está de vacaciones, por ejemplo).
Vuestra labor como equipo es conseguir que cada uno de esos Post-its avance de izquierda a derecha en el tablón hasta llegar al estado «Ganadas».
Y bien, lo del funnel los que trabajais en Ventas y Marketing lo tenéis bastante claro, pero ¿qué es Backlog, To Do, In Progress y Completed?
Pues son otra especie de funnel, el de las tareas. Nos indican en qué debemos estar ocupando nuestro tiempo.
- Backlog: Son leads que sabemos que están cualificados pero que por algún motivo aún no lo pasamos activamente a ser trabajado por un comercial (por ejemplo, el comercial no tiene suficiente tiempo, se ha ido de vacaciones el lead, nos ha pedido que retrasemos el primer contacto una semana, etc.). El baclog es nuestra reserva de leads cualificados para Ventas.
- To Do: Son los leads en los que empezamos a trabajar. Están en estados muy incipientes, por ejemplo, primera call, etc. También son leads a los que por ejemplo hay que hacerles aún una demo. En To Do tenemos como objetivo convertir al lead en una oportunidad.
- In Progress: Son las oportunidades en las que estamos trabajando, es decir, leads con potencial real de cierre. Nuestro objetivo con ellos ahora es hacerles una oferta que no puedan rechazar.
- Completed: Pueden ser ganados o incluso perdidos. Son leads-oportunidades de las que nuestro equipo de ventas ya no se tiene que ocupar en el sentido estricto de la Venta. Son la meta de nuestro Panel Scrum.
OBJETIVOS DEL PANEL SCRUM
EL objetivo fundamental es el mismo de poner Scrum: Que movamos lo más rápido posible nuestras oportunidades a través del funnel.
Otros objetivos:
- Tener visibilidad de las oportunidades en las que todo el equipo está trabajando y de su avance
- Que el equipo se responsabilice en conjunto de las oportunidades que tienen en marcha
- Que no se nos atasque ninguna oportunidad por negligencia comercial
POSIBLES OBJECIONES
Hace un tiempo un cliente me preguntaba un cliente ¿Para qué el Panel si tenemos el CRM?
La respuesta es simple: visibilidad constante del trabajo que tenemos que hacer como equipo. Necesitamos un recordatorio permanente de las tareas que nosotros y nuestros compañeros tienen pendientes y el equipo completo debe ser consciente del estado de las oportunidades que NO PERTENECEN AL COMERCIAL, PERTENECEN AL EQUIPO. Este es un cambio de mentalidad importante de llevar a cabo.
Me podríais decir también: esto es inmantenible, somos muchos y muchas oportunidades. Yo os digo, dividíos en equipos pequeños y tened por cada equipo un panel Scrum. Nosotros por ejemplo, tenemos un panel Scrum interno y otro para las oportunidades que llevan nuestros partners.
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